PAKIET DOKUMENTACJI

DLA SALONÓW PRZEDŁUŻANIA I ZAGĘSZCZANIA WŁOSÓW

Profesjonalny zestaw dokumentów stworzony specjalnie dla stylistek oraz salonów zajmujących się przedłużaniem i zagęszczaniem włosów.

Pakiet pomaga uporządkować proces obsługi klientki, podnieść standard pracy salonu oraz zabezpieczyć działalność poprzez jasne procedury i świadomą komunikację z klientką.

Dokumentacja została opracowana na podstawie wieloletniego doświadczenia w branży beauty oraz realnych sytuacji występujących podczas pracy z klientkami usług przedłużania włosów.

To nie są przypadkowe formularze pobrane z internetu.

To kompletny system dokumentacji przygotowany z myślą o realnych potrzebach salonów specjalizujących się w przedłużaniu i zagęszczaniu włosów.

CO ZAWIERA PAKIET?

Pakiet obejmuje 12 profesjonalnych dokumentów:

KARTA KONSULTACJI

Rozbudowany formularz konsultacyjny obejmujący m.in.:

• analizę stanu włosów i skóry głowy,
• wywiad zdrowotny oraz przeciwwskazania,
• informacje o wcześniejszych zabiegach chemicznych,
• analizę stylu życia klientki (sport, sauna, basen, stylizacja),
• oczekiwania klientki,
• ustalenia techniczne dotyczące usługi,
• orientacyjną wycenę,
• oświadczenia i podpis klientki.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO + ZGODY

Kompletny dokument zawierający:

• klauzulę informacyjną RODO,
• zgodę na przetwarzanie danych osobowych,
• zgodę na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia,
• zgodę na wykonanie dokumentacji fotograficznej,
• zgodę na publikację zdjęć i wizerunku,
• zgodę na publikację zdjęć z widoczną lub niewidoczną twarzą,
• zgodę na kontakt związany z realizacją usługi.

ŚWIADOMA ZGODA NA WYKONANIE USŁUGI

Dokument zabezpieczający salon i potwierdzający świadomą decyzję klientki dotyczącą wykonania zabiegu.

Zawiera m.in.:

• charakter estetyczny usługi,
• możliwe ryzyka i ograniczenia techniczne,
• informacje dotyczące użytkowania włosów,
• zalecenia pielęgnacyjne,
• zasady reklamacji,
• akceptację dokumentacji salonowej.

ZASADY PIELĘGNACJI PO ZABIEGU

Szczegółowe zalecenia dla klientki dotyczące:

• mycia i suszenia włosów,
• codziennej stylizacji,
• użytkowania włosów przedłużanych,
• korzystania z basenu, sauny i morza,
• rekomendowanych kosmetyków,
• terminów korekt,
• zgłaszania nieprawidłowości i reklamacji.

OGÓLNE WARUNKI WYKONANIA USŁUGI

Dokument regulujący najważniejsze kwestie związane z realizacją usługi, w tym:

• charakter usługi i efektu końcowego,
• zasady doboru włosów,
• kalkulację ceny,
• naturalne zużycie pasm,
• proces wykonywania korekt,
• obowiązki klientki,
• ograniczenia techniczne i pielęgnacyjne.

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG

Kompletny regulamin salonowy obejmujący:

• zasady umawiania wizyt,
• zadatki i rezerwacje terminów,
• odwoływanie i przekładanie wizyt,
• reklamacje,
• prawa i obowiązki klientki,
• ochronę danych osobowych,
• monitoring,
• procedury świadczenia usług.

PROTOKÓŁ ODBIORU USŁUGI

Dokument potwierdzający:

• zakres wykonanej usługi,
• akceptację efektu końcowego przez klientkę,
• przekazanie zaleceń pielęgnacyjnych,
• wykonanie dokumentacji fotograficznej.

FORMULARZ REKLAMACYJNY

Profesjonalny formularz zgłoszenia reklamacji zawierający:

• opis problemu,
• dokumentację zgłoszenia,
• informacje dotyczące ingerencji osób trzecich,
• żądanie reklamacyjne klientki.

ZOBOWIĄZANIE DO ZAPŁATY

Dokument do wykorzystania przy:

• płatnościach odroczonych,
• zaległościach płatniczych,
• problemach z rozliczeniem wykonanej usługi.

ZGODA NA WYKONANIE KOREKTY PO INNYM SALONIE

Dokument zabezpieczający salon podczas wykonywania korekt po wcześniejszych aplikacjach wykonanych przez inne stylistki lub salony.

INFORMACJA O MONITORINGU SALONU

Dokument informujący klientki o stosowaniu monitoringu wizyjnego na terenie salonu zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

GWARANCJA JAKOŚCI USŁUGI

Dokument określający standardy jakości wykonywanej usługi oraz zasady zgłaszania problemów po zabiegu.

FORMATY PLIKÓW

Pakiet został przygotowany w 3 formatach:

• DOCX — do edycji w Microsoft Word,
• PAGES — do edycji w Apple Pages,
• PDF — gotowe dokumenty do wydruku i wdrożenia w salonie.

DLA KOGO JEST TEN PAKIET?

• dla salonów przedłużania i zagęszczania włosów,
• dla stylistek pracujących samodzielnie,
• dla szkoleniowców branży hair extension,
• dla osób chcących uporządkować procedury i podnieść standard obsługi klientki,
• dla salonów budujących profesjonalny i premium wizerunek marki.

CO ZYSKUJESZ?

• uporządkowany system pracy z klientką,
• większy profesjonalizm obsługi,
• bardziej świadome klientki,
• ograniczenie ryzyka nieporozumień i problemów reklamacyjnych,
• spójne procedury salonowe,
• profesjonalny wizerunek marki premium,
• gotowe dokumenty do edycji i wdrożenia.

WAŻNE INFORMACJE

Dokumenty zawarte w pakiecie są wzorami przeznaczonymi do samodzielnej modyfikacji oraz dostosowania do indywidualnych potrzeb działalności, zasad pracy salonu oraz zakresu świadczonych usług.

Rekomenduje się uzupełnienie dokumentacji o:

• dane salonu,
• własne procedury pracy,
• zasady rezerwacji i reklamacji,
• stosowane technologie i metody pracy,
• indywidualne warunki świadczenia usług.

KOLEJNOŚĆ PODPISYWANIA DOKUMENTÓW

PRZED WYKONANIEM USŁUGI

1. Karta konsultacji

2. Klauzula RODO + zgody

3. Ogólne warunki wykonania usługi

4. Zgoda na wykonanie zabiegu

PO WYKONANIU USŁUGI

5. Protokół odbioru usługi

6. Zasady pielęgnacji po zabiegu

Protokół odbioru powinien zostać podpisany przed rozliczeniem usługi. Klientka potwierdza w nim, że widziała efekt końcowy oraz akceptuje wykonaną usługę.

Zasady pielęgnacji należy obowiązkowo przekazać i podpisać w dniu zabiegu. W przypadku reklamacji brak podpisu pod tym dokumentem może osłabić pozycję salonu.

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

Rekomenduje się przechowywanie:

• podpisanych dokumentów,
• dokumentacji fotograficznej przed i po zabiegu,

przez minimum 6 lat od zakończenia świadczenia usługi.

INFORMACJA PRAWNA

We wszystkich dokumentach zawarto zapisy wskazujące, że postanowienia dokumentacji nie ograniczają ustawowych praw konsumenta zgodnie z wytycznymi UOKiK.

Pakiet ma charakter materiałów pomocniczych i wzorów dokumentów do samodzielnego dostosowania do własnej działalności. Nie stanowi porady prawnej ani oficjalnej interpretacji przepisów prawa.